Articolo 27 – Regolamento ETIAS (EU 1240/2018)
Richiesta di informazioni o documenti aggiuntivi
1. Qualora l’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente ritenga che le informazioni fornite dal richiedente nel modulo di domanda siano insufficienti per consentirle di decidere se rilasciare o rifiutare un’autorizzazione ai viaggi, essa può chiedere al richiedente informazioni o documenti aggiuntivi. L’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente chiede informazioni o documenti aggiuntivi su richiesta di uno Stato membro consultato a norma dell’articolo 28.
2. La richiesta di informazioni o documenti aggiuntivi è notificata mediante il servizio di posta elettronica di cui all’articolo 6, paragrafo 2, lettera f), all’indirizzo di posta elettronica di contatto riportato nel fascicolo di domanda. Nella richiesta sono chiaramente indicati le informazioni o i documenti aggiuntivi che il richiedente è tenuto a fornire, nonché un elenco delle lingue in cui tali informazioni o documenti possono essere trasmessi. Tale elenco comprende almeno l’inglese, il francese o il tedesco, a meno che non includa una lingua ufficiale del paese terzo di cui il richiedente ha dichiarato di essere cittadino. In caso di richiesta di documenti aggiuntivi, occorre presentare anche una copia elettronica del documento o dei documenti originali. Il richiedente fornisce le informazioni o i documenti aggiuntivi direttamente all’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente tramite il servizio di account sicuro di cui all’articolo 6, paragrafo 2, lettera g), entro dieci giorni a decorrere dalla data di ricevimento della richiesta. Il richiedente fornisce tali informazioni o documenti in una delle lingue indicate nella richiesta. Il richiedente non è tenuto a fornire una traduzione ufficiale. Possono essere richiesti solo informazioni o documenti aggiuntivi necessari per la valutazione della domanda ETIAS.
3. Ai fini della richiesta di informazioni o documenti aggiuntivi di cui al paragrafo 1, l’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente utilizza un elenco predefinito di opzioni. La Commissione adotta atti delegati in conformità dell’articolo 89 al fine di specificare il contenuto e il formato di detto elenco predefinito di opzioni.
4. In circostanze eccezionali, e come extrema ratio, dopo il trattamento di informazioni o documenti aggiuntivi, quando permangono seri dubbi sulle informazioni o sui documenti forniti dal richiedente, l’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente può convocare il richiedente per un colloquio nel suo paese di residenza presso il consolato più vicino al suo luogo di residenza. In via eccezionale, e se è nell’interesse del richiedente, il colloquio può avere luogo presso un consolato situato in un paese diverso dal paese di residenza del richiedente.
Se il consolato più vicino al luogo di residenza del richiedente si trova a una distanza superiore a 500 km, al richiedente è offerta la possibilità di effettuare il colloquio mediante mezzi remoti di comunicazione audio e video. Se la distanza è inferiore a 500 km, il richiedente e l’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente possono decidere di comune accordo di utilizzare ai fini del colloquio tali mezzi di comunicazione audio e video. Qualora siano utilizzati tali mezzi di comunicazione audio e video, i colloqui sono effettuati dall’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente o, in via eccezionale, da uno dei consolati di tale Stato membro. I mezzi di comunicazione a distanza audio e video garantiscono un livello adeguato di sicurezza e di riservatezza.
Il motivo della richiesta di un colloquio è registrato nel fascicolo di domanda.
5. La Commissione definisce, mediante atti di esecuzione, i requisiti dei mezzi di comunicazione audio e video di cui al paragrafo 4, anche per quanto riguarda le norme in materia di protezione, di sicurezza e di riservatezza dei dati e adotta le norme sulla verifica e selezione degli strumenti idonei e adotta le norme relative al loro funzionamento.
Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura di esame di cui all’articolo 90, paragrafo 2.
6. L’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente convoca il richiedente con invito al colloquio notificato mediante il servizio di posta elettronica di cui all’articolo 6, paragrafo 2, lettera f), all’indirizzo di posta elettronica di contatto riportato nel fascicolo di domanda. L’invito al colloquio è notificato entro 72 ore dalla presentazione da parte del richiedente delle informazioni o dei documenti aggiuntivi ai sensi del paragrafo 2 del presente articolo. L’invito al colloquio contiene informazioni sullo Stato membro che lo ha emesso, sulle opzioni di cui al paragrafo 4 del presente articolo e i dati di contatto pertinenti. Il richiedente contatta l’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente o il consolato prima possibile e comunque entro cinque giorni dall’invito al colloquio per concordare ora e data del colloquio e per decidere se tenere il colloquio a distanza. Il colloquio deve avere luogo entro 10 giorni dalla data dell’invito.
Il sistema centrale ETIAS registra l’invito al colloquio nel fascicolo di domanda.
7. Qualora il richiedente non si presenti al colloquio in conformità del paragrafo 6 del presente articolo a seguito di un invito al colloquio, la domanda è rigettata in conformità dell’articolo 37, paragrafo 1, lettera g). L’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente ne informa senza indugio il richiedente.
8. Ai fini del colloquio di cui al paragrafo 4, l’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente indica gli elementi che dovranno essere trattati dall’intervistatore. Tali elementi devono essere relativi ai motivi per cui è stato richiesto il colloquio.
Il colloquio mediante mezzi di comunicazione a distanza audio e video è effettuato nella lingua dell’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente che richiede il colloquio o nella lingua scelta da quest’ultima per la presentazione delle informazioni o dei documenti aggiuntivi.
Il colloquio che ha luogo presso il consolato è effettuato in una lingua ufficiale del paese terzo in cui si trova il consolato o in qualsiasi altra lingua concordata tra il richiedente e il consolato.
Dopo il colloquio, l’intervistatore emette un parere motivando la propria raccomandazione.
Gli elementi trattati e il parere figurano in un modulo che deve essere registrato nel fascicolo di domanda lo stesso giorno in cui ha luogo il colloquio.
9. Al momento della presentazione da parte del richiedente delle informazioni o dei documenti aggiuntivi in conformità del paragrafo 2, il sistema centrale ETIAS registra e conserva tali informazioni o documenti nel fascicolo di domanda. L’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente aggiunge al fascicolo di domanda le informazioni o i documenti aggiuntivi forniti nel corso di un colloquio ai sensi del paragrafo 6.
Il modulo usato per il colloquio e le informazioni o i documenti aggiuntivi registrati nel fascicolo di domanda sono consultati unicamente per valutare la domanda e decidere in merito ad essa, per gestire una procedura di ricorso e per trattare una nuova domanda dello stesso richiedente.
10. L’unità nazionale ETIAS dello Stato membro competente riassume l’esame della domanda dal momento in cui il richiedente fornisce le informazioni o i documenti aggiuntivi o, se del caso, a decorrere dalla data del colloquio.
